Dokumentenscanner

Als Dokumentenscanner werden optische Lesegeräte bezeichnet, die mittels einer optischen Erfassung unter Zuhilfenahme einer Lichtquelle Dokumente automatisch erfassen und direkt im Anschluss in digitaler Form speichern können. Gegenüber einem herkömmlichen Scanner zeichnet sich ein Dokumentenscanner in der Regel durch eine deutlich höhere Scangeschwindigkeit sowie eine vereinfachte Nutzung aus. Andererseits sind Dokumentenscanner nur bedingt zum Scannern andere Medien wie etwa Fotos oder hochauflösender Grafiken geeignet. In der Regel erfolgt die Steuerung von Dokumentenscannern mithilfe der stationär eingerichteten EDV an einem speziellen Arbeitsplatz sowie einer eigens dafür konzipierten Software, welche das Scannen und die Ablage der jeweiligen Dokumente vereinfacht und dadurch dem Anwender effizientes und produktives Arbeiten ermöglicht.

Wie ist die funktionsweise eines Dokumentenscanners ?

In einem Dokumentenscanner werden die zu erfassenden Dokumente mithilfe einer internen Lichtquelle abgetastet. Bei modernen Geräte handelt es sich dabei in den meisten Fällen um ein leistungsstarkes LED-Leuchtmittel. Früher wurden auch Glüh- und Halogenlampen eingesetzt. Bedrucktes Papier reflektiert das Licht der Lichtquelle in einzelnen Bereichen unterschiedlich stark, Dadurch wird die gedruckte Struktur vom Dokumentenscanner erfasst und kann in digitaler Form als Abbild des Originals gespeichert werden. Je höher die maximale Scanauflösung ist, die ein Dokumentenscanner bietet, desto genauer ist auch das digitale Abbild des gescannten Dokuments. In der Regel bieten moderne Dokumentenscanner die Möglichkeit zur Stapel- bzw. Batch-Verarbeitung. Dies bedeutet, dass nicht jedes zu scannende Dokument einzeln eingelegt werden muss, sondern üblicherweise bis zu mehrere hundert Blatt aus einem Vorlageneinzugsschacht automatisch nacheinander gescannt werden. Bereits gescannte Seiten landen danach im Ausgabefach, aus dem sie wiederum stapelweise entnommen werden können. Je nachdem, welche Art Scansoftware verwendet wird, legen Dokumentenscanner die einzelnen gescannten Seiten zum Beispiel als Bilddateien oder in Form von nicht veränderbaren PDF-Dateien ab. In der Regel erfüllen diese Dateien die Anforderungen für die Aufbewahrungpflicht von Geschäftsdokumenten im wirtschaftlichen Bereich. Somit können die Originale nach dem erfolgreichen Scanvorgang vernichtet werden.

Soll ich einen Dokumentenscanner kaufen für ein mein modernes Büro ?

Dokumentenscanner sind aufgrund er genannten Arbeitsweise und Funktionalität unerlässlich für das heute vielfach angestrebte „papierlose Büro“. Anstatt Hunderte Aktenordner über Jahre hinweg aufzubewahren und dafür riesige Lagerkapazitäten zur Verfügung stellen zu müssen, können Unternehmen wichtige Dokumente in digitaler Form archivieren und benötigen dafür lediglich einen geeigneten Server. Diese nimmt nur einen Bruchteil des Raums in Anspruch, den zahlreiche Aktenschränke benötigen würden. Weiterhin können mit einem Dokumentenscanner archivierte Dokumente mit moderner EDV-Technik und einer entsprechenden Archivierungssoftware jederzeit innerhalb weniger Augenblicke gefunden und an einem beliebigen PC-Arbeitsplatz im Unternehmen aufgerufen werden, um Einsicht in den Inhalt zu nehmen. Durch Verschlagwortung, die mit entsprechenden Einstellungen in der Software ebenfalls direkt bei der Archivierung mit dem Dokumentenscanner erfolgen kann, lassen sich auch ganze Gruppen von Dokumenten miteinander verbinden. Hierfür werden vor der Archivierung zum Beispiel Barcodeetiketten auf die Dokumente geklebt und die einzelnen Barcodes EDV-technisch miteinander verknüpft. So können in digitalen Archiv ganze Geschäftsvorfälle übersichtlich abgebildet werden.

Wie ist die Geschwindigkeiten eines Dokumentenscanners ?

In der Regel kommt ein Dokumenten-Scanner heutzutage an einem eigens für den Zweck der Archivierung eingerichteten Arbeitsplatz zum Einsatz. Die Hersteller arbeiten daran, die Leistungsfähigkeit und Geschwindigkeit moderner Dokumentenscanner immer weiter zu erhöhen. Diese Geräte bieten daher entgegen einem herkömmlichen Scanner extrem schnelle Scangeschwindigkeiten. Während ein in einem Multifunktionsgerät verbauter Scanner mitunter bis zu 30 Sekunden für einen einzelnen Scan benötigt, lesen aktuelle Dokumentenscanner problemlos zwischen 25 und 50 Seiten pro Minute ein und ermöglichen dadurch ein sehr schnelles und produktives Arbeiten. Die robuste Konstruktionsweise als Durchzugsgeräte gewährleistet darüber hinaus Langlebigkeit sowie geringe Standzeiten für Wartung und Reparatur. Die meisten heute im Einsatz befindlichen Dokumentenscanner sind Schwarz-Weiß-Scanner, die darüber hinaus mehrere Graustufen abbilden können. Jedoch setzen sich auch Farbscanner immer mehr als Dokumentenscanner durch, da es in einigen Wirtschaftsbereichen von Vorteil ist, wenn sich farbige Dokumente und/oder Fotos archivieren lassen, die für einzelne Geschäftsvorfälle Relevanz haben.

Wie ist die Schnittstellen und Scanauflösung eines Dokumentenscanners ?

Dokumentenscanner verfügen normalerweise über unterschiedliche Schnittstellen, mit deren Hilfe sie an einen Rechner angeschlossen oder in Netzwerke integriert werden können. Neben der gängigen Ethernet-Schnittstelle bieten moderne Geräte die Möglichkeit zur Verkabelung via USB oder Firewire. Dokumentenscanner arbeiten mit einer Scanauflösung, die üblicherweise im Bereich zwischen 200 und etwa 1.400 ppi liegt. Dadurch können Dokumente in sehr guter Qualität gescannt und digital abgelegt werden. Durch den Einsatz von Texterkennungssoftware lässt sich die Archivierung von Dokumenten mit einem Dokumentenscanner noch verbessern, da hiermit die Archivierung in besonders hohem Maße automatisiert werden kann und der Anwender selbst kaum in den Vorgang eingreifen muss.

Folgende Scanner finden Sie bei PSN

  1. Barcode Scanner
  2. Dokumentenscanner
  3. Einbauscanner
  4. Flachbettscanner
  5. Funkscanner
  6. Handscanner
  7. Industriescanner
  8. Präsentationsscanner
  9. Zubehörscanner
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